Privacy verklaring

Inleiding
Groei door Ervaring gaat zorgvuldig en vertrouwelijk om met de uw gegevens. Persoonsgegevens worden verwerkt op grond van een gerechtvaardigd belang, namelijk een commercieel belang, het uitvoeren van een overeenkomst, of om te voldoen aan de wettelijke verplichting. De afspraken die zijn gemaakt betreft uw persoonsgegevens zijn gebaseerd zijn op wat de wet hierover voorschrijft. 

In deze privacy verklaring leest u alles over de manier waarop uw persoonsgegevens worden verzameld en hoe daarmee omgegaan wordt. 

Bedrijfsgegevens
Naam: Groei door Ervaring
Adres: Pasteurstraat 6, 2811DX Reeuwijk
Tel: 0182-232160
Mail: info@groeidoorervaring.nl
KVK: 58790594
AGB Code Zorgverleners: 90-048636
AGB Code Praktijk: 90-057151 

Waarom worden uw persoonsgegevens verzameld?
Groei door Ervaring verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen: 

  • Voorbereiden van de uit te voeren diensten 
  • Bellen of e-mailen om onze dienstverlening te kunnen uitvoeren 
  • Afhandelen van betalingen (in geval van zelfbetaling) 
  • Informeren over wijzigingen in onze diensten. 

Verwerking van de persoonsgegevens gebeurt op een wijze, die in overeenstemming is met de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt. 

Instemming met de hulpverlening
De hulpverlening start pas na uw instemming. Bij jeugd gelden de volgende afspraken: 

  • jonger dan 12 jaar dan beslissen je ouders; 
  • Ouder dan 12 jaar dan beslissen jij en je ouders over de hulp; 

Het cliëntdossier
Het doel van opname van cliëntgegevens in het elektronische patiëntendossier (gegevensverwerking) is goede uitvoering van de hulpverlening, dit wil zeggen: 

  • het bieden van verantwoorde hulpverlening afgestemd op de reële behoeften van de cliënt; 
  • ten behoeve van goede hulpverlening d.m.v. samenwerking en informatie overdracht tussen betrokken medewerkers van Groei door Ervaring 
  • declareren van de kosten van de behandeling bij de hiervoor geldende instanties. 

Hiervoor is het nodig dat wij persoonlijke gegevens van cliënten vastleggen in een dossier. Wij leggen niet meer vast dan wat nodig is om goede hulpverlening te kunnen realiseren. 

Welke gegevens worden opgenomen in het dossier?
Groei door Ervaring verwerkt persoonsgegevens over u, omdat u gebruikmaakt van onze diensten en/of omdat u deze gegevens aan ons heeft verstrekt. Hieronder een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken in het EPD (Elektronisch Patiënten Dossier): 

  • Naam, achternaam 
  • Adres 
  • E-mailadres 
  • Telefoonnummer 
  • Bankrekeningnummer en naam rekeninghouder 
  • Banknaam, bic (in geval van zelfbetaling) 
  • Handtekening 
  • Geboortedatum 
  • Burgerservicenummer 

Naast gewone persoonsgegevens verwerken wij ook bijzondere persoonsgegevens over u wanneer u deze gegevens aan ons verstrekt, namelijk de volgende: 

  • Informatie over allergieën en medicijnen. • eventueel aanvullende hulpverleningsgegevens die wij ontvangen hebben van de verwijzer, bijvoorbeeld de verwijzing van de huisarts of gezinsplan vanuit Jeugdzorg; 
  • het behandelplan, verslaglegging behandeling, evt. diagnostiekverslag en eindrapportages; 
  • cliënt gerelateerde correspondentie; 
  • Overige informatie die u actief verstrekt in het kader van de dienstverlening; 
  • Overige informatie die Groei door Ervaring, met uw toestemming, verzamelt in het kader van de dienstverlening. 

Naast persoonsgegevens worden tevens de volgende gegevens opgenomen in het cliëntdossier: 

Hoe lang worden gegevens opgeslagen?
Groei door Ervaring bewaart uw persoonsgegevens en cliëntdossier volgens de wettelijke bewaartermijn van vijftien jaar, tenzij anders overeengekomen en in de volgende gevallen: 

  • Contact opnemen
    Op het moment dat u contact opneemt met Groei door Ervaring via e-mail, worden de gegevens die u meestuurt, zoals bijvoorbeeld uw naam en e-mailadres, opgeslagen op de mailserver. Deze mails worden maximaal twee jaar bewaard.
  • Financiële administratie
    De gegevens die Groei door Ervaring nodig heeft voor de financiële administratie worden conform de wettelijke regelingen maximaal zeven jaar bewaard. 1-9-2021

Waar worden uw gegevens opgeslagen?
De gegevens die Groei door Ervaring ontvangt en verwerkt, worden beheerd door middel van de volgende zaken: 

  • Host email
    De e-mail van Groei door Ervaring wordt gehost bij QDC. Als u contact opneemt via de formulieren op de website of via mail, worden de betreffende mails opgeslagen op de QDC.
  • Back ups
    De back-ups van het EPD worden gehost door QDC. Gegevens die u achterlaat ten behoeve van het EPD zijn op de server van QDC opgeslagen.
  • Elektronisch Patiëntendossier
    Een d.m.v. twee-staps verificatie beveiligd systeem. Hier wordt digitaal dossier vastgelegd en van hieruit worden ook, indien nodig, rapportages beveiligd gemaild.
  • Bank
    De bank ontvangt bankrekeningnummers, gekoppeld aan namen om de financiële verwerking ten uitvoer te brengen.

Met bovenstaande leveranciers is een verwerkersovereenkomst afgesloten, waarin afspraken gemaakt zijn over het gebruik van de benodigde persoonsgegevens. 

Hoe worden uw gegevens beveiligd?
Groei door Ervaring neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. 1-9-2021 

De volgende maatregelen zijn genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen: 

  • De website van Groei door Ervaring maakt gebruik van een betrouwbaar SSL certificaat om te borgen dat uw persoonsgegevens niet in verkeerde handen vallen. 
  • Verwerking van uw persoonsgegevens in een beveiligd Elektronisch Patiëntendossier (EPD). 
  • Uw gegevens worden alleen beheerd in door (twee-staps verificatie) beveiligde systemen en software. Zo zijn uw persoonsgegevens in het elektronisch cliëntdossier en eerder genoemde server zodanig opgeslagen, dat onbevoegden er geen toegang toe hebben. 
  • Beveiligd e-mailverkeer wanneer privacygevoelige documenten worden verstuurd en wanneer er (met toestemming van de cliënt) met derden wordt gemaild; 
  • Beveiligingssoftware 
  • De apparaten die uw gegevens openen zijn elk zelf ook vergrendeld met een wachtwoord en/of vingerafdruk. Het aantal apparaten dat toegang heeft tot uw gegevens wordt beperkt tot alleen de benodigde apparaten. 
  • Er worden van uw persoonsgegevens geen fysieke kopieën gemaakt. 
  • Medewerkers die dossiergegevens van de cliënt(en) in beheer hebben, dragen er zorg voor dat onbevoegden (geen medewerkers van Groei door Ervaring) geen toegang tot deze gegevens krijgen. Iedere individuele medewerker heeft een eigen wachtwoord en gebruikersnaam, die geheim dienen te blijven om de privacy te waarborgen. Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk, en moeten zorgvuldig omgaan met geprinte gegevens uit het elektronische cliëntendossier en de vernietiging hiervan. 

Hoe zit het met informatieverstrekking aan derden?
Groei door Ervaring verstrekt alleen persoonsgegevens van cliënten aan derden indien dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst met de cliënt of om te voldoen aan de wettelijke verplichting. 

Indien het wenselijk is om cliëntgegevens aan derden te verstrekken, zal bij de start van het hulpverleningstraject een machtiging worden getekend door de cliënt. Deze machtiging wordt verwerkt in het digitale dossier van de cliënt en is geldig voor de gehele duur van het hulpverleningstraject, zoals overeengekomen in het behandelplan. Cliënt kan te allen tijde – schriftelijk- bij Groei door Ervaring aangeven dat hij/zij de machtiging wil intrekken. 

Er is een aantal uitzonderingen die wettelijk zijn vastgelegd: 

  • Jeugdbeschermers (gezinsvoogden) die betrokken zijn bij het gezin van een kind dat onder toezicht staat, kunnen informatie opvragen. 
  • Groei door Ervaring is verplicht hieraan mee te werken als het gaat om informatie die bijdraagt aan het voorkomen of verminderen van een bedreiging voor de ontwikkeling van het kind. 
  • Groei door Ervaring verstrekt gegevens aan de gemeente, als die voor de gemeente noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden zoals bekostiging van jeugdhulp en preventie en met betrekking tot controle en fraude- onderzoek. 

Uw persoonsgegevens zullen nooit verkocht worden aan derden. De gegevens die verplicht zijn om aan te leveren, zijn de minimale benodigde gegevens voor het aanbieden van de diensten of producten. Als deze verplichte gegevens niet worden aangeleverd, kan Groei door Ervaring de betreffende dienst niet aanbieden. Gegevens worden niet gedeeld buiten de EU. 

Groei door Ervaring behoudt zich het recht voor de gegevens te openbaren wanneer dit wettelijk is vereist dan wel wanneer Groei door Ervaring dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan een juridisch verzoek/proces of om de rechten, eigendom, of veiligheid van Groei door Ervaring te beschermen. Daarbij trachten wij altijd uw recht op privacy zoveel mogelijk te respecteren. Heeft u toch nog vragen? Neem gerust contact op via de contactpersoon. 

Wat zijn uw rechten m.b.t. uw persoonsgegevens? 

  • Recht op inzage, correctie en verwijdering van eigen gegevens
    Groei door Ervaring biedt u, wanneer u daarom schriftelijk verzoekt, binnen vier weken inzage in uw dossier. Een verzoek om correctie wordt, na schriftelijk verzoek in behandeling genomen, waarna u binnen vier weken antwoord ontvangt. Indien u wenst dat het dossier volledig wordt verwijderd, kun u dit ook schriftelijk kenbaar maken.
  • Recht op overdracht
    Mocht u gegevens nodig hebben die bij Groei door Ervaring opgeslagen liggen in het geval u overstapt naar een andere partij of dienst, dan hebt u het recht op overdracht. Hierbij dient Groei door Ervaring al uw gegevens over te dragen aan de andere partij. 1-9-2021
  • Recht op intrekking van verleende toestemming
    Indien u uw verleende toestemming wenst in te trekken, verzoeken wij u dit schriftelijk kenbaar te maken. Het gebruik maken van deze rechten kan via het mailadres info@groeidoorervaring.nl onder toezending van een kopie van uw identiteitskaart waarbij de pasfoto, de nummers onderaan het paspoort, het id-bewijsnummer en de BSN onleesbaar zijn gemaakt. Het streven is om binnen een week te reageren.
  • Recht op het indienen van een klacht
    Bent u niet tevreden over de verwerking van uw persoonsgegevens? Laat het ons dan weten. U heeft tevens het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kunt u doen via: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-indienen-bij-de-ap

Wat gebeurd er in het onverhoopt geval van een datalek?
Groei door Ervaring heeft een meldplicht bij het ontstaan van een datalek, alsmede een registratieplicht van datalekken die zich hebben voorgedaan. 

Website
Onze website, www.groeidoorervaring.nl, maakt gebruik van cookies om bij te houden wie de website bezoekt, hoe deze bezoeker zich op de website gedraagt, en welke pagina’s worden bezocht. Dit is een gebruikelijke manier van werken, omdat het informatie oplevert die bijdraagt aan de kwaliteit van de gebruikerservaring. De informatie die wij, via cookies, registreren bestaat uit onder meer IP-adressen, het type browser, en de bezochte pagina’s. Groei door Ervaring gebruikt deze informatie om de werking van de website te verbeteren. Deze gegevens worden zoveel mogelijk geanonimiseerd en worden niet aan derden verstrekt. 

U kunt ervoor kiezen deze cookies uit te schakelen. Dat doet u door gebruik te maken van de mogelijkheden van uw browser. U vindt meer informatie over deze mogelijkheden op de homepage van uw browser. 

Vragen, feedback of meer informatie?
Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn, of er aanwijzingen zijn van misbruik, of indien u meer informatie wenst over de beveiliging van door Groei door Ervaring verzamelde persoonsgegevens, neem dan contact op via het contactformulier.